Innboks: Slik styrer en AI-bot Outlook med Grok Bot

Kort svar: En AI-bot i Grok Bot kan sortere Outlook, gi e-post videre til riktig bot og skrive svarutkast i din stil. Hos Nå AI starter boten Innboks når Outlook melder ny e-post via webhook, kategoriserer tråden og legger svar i utkastmappa. Ingenting sendes uten at Niclas har sett det.

Et nyhetsbrev, en kvittering, et forslag om å flytte et møte og et spørsmål fra en kunde. Alt kommer inn i samme innboks, og det ene viktige drukner fort i resten.

Niclas løste det ved å forklare en bot hvordan han selv jobber i Outlook, og så la den gjøre jobben. Boten heter Innboks. Den kategoriserer e-posten, gir saker videre til riktig bot, sjekker kalenderen og skriver svarutkast. I den fjerde videoen i serien «Reisen mot 95 % automatisering» viser han oppsettet med oppdiktede eksempler.

Innboks ligger under Marie, som har salg og kunder, og er en bot Niclas har satt opp selv, ikke en ferdig funksjon i Grok Bot. Siden forrige video har Sophie kommet til som teknisk utvikler, og den operative lederen heter nå Elon. Hvordan teamet er organisert, står i første artikkel i serien.

Hvordan får en AI-bot beskjed om ny e-post i Outlook?

En rutine i Grok Bot kan kjøre på timeplan, med minst fem minutter mellom hver kjøring. For e-post vil Niclas heller at boten starter idet e-posten kommer, som når du går til døra fordi det ringer på. Det tekniske navnet er webhook. Microsoft 365 kan sende varsler om endringer, for eksempel ny e-post, og en rutine i Grok Bot kan starte på et webhook-kall. Hos Nå AI går varselet fra Outlook via en liten tjeneste som videresender det til rutinen.

Gevinsten er at boten bare starter når det faktisk er noe å gjøre. Ifølge xAI bruker hver kjøring av en rutine av kvoten, og en rutine som kjører hver time kan bruke en ukes kvote på en dag.

Hvordan sortere Outlook med AI og kategorier?

Niclas har alltid brukt faste kategorier i Outlook. Uten kategori betyr at han skal gjøre noe. «Venter svar» betyr at han venter på andre. Alt annet blir «Ferdig». Innboks bruker det samme systemet. Sender han et tilbud, får tråden «Venter svar», og har kunden ikke svart etter en stund, minner Marie ham på det, med et utkast klart i tråden. Mer om kategorier hos Microsoft.

Outlook-regler må lages avsender for avsender. Innboks kjenner i stedet igjen et nyhetsbrev og legger det i en reklamemappe. Kvitteringer havner i en fakturamappe, der Albert laster dem opp i Tripletex. Kundehenvendelser går innom Marie, som legger kunden inn i CRM-systemet. Utviklingssaker går til Sophie, og notater Niclas sender til seg selv blir en oppgave for riktig bot. Hvordan boter deler arbeidet slik, er forklart i Grok Bot forklart.

Hvordan får AI-en svarutkastene til å høres ut som deg?

Får en AI bare én e-post, blir svaret generisk. Innboks ser derfor etter tidligere e-post med kunden, sendte tilbud, CRM-systemet, møtereferater fra Fireflies og interne dokumenter. Stilen er like viktig. Niclas liker utropstegn og gjerne en emoji, og har lært Innboks hvordan han faktisk skriver. En første bestilling kan se slik ut:

Når du skriver utkast for meg, skal det høres ut som meg. Les e-postene jeg har sendt, og se hvordan jeg åpner, avslutter og ordlegger meg. Før du svarer en kunde, sjekk tidligere e-post med samme kunde og det som står i CRM-systemet. Ikke send noe. Legg alltid svaret i utkastmappa.

Bør en AI-bot sende e-post selv?

Teknisk kan en bot få sende direkte, men det er ikke standard. Ifølge xAIs dokumentasjon lager botene utkast til utgående meldinger som må godkjennes, og e-post fra en rutine venter alltid som utkast. Niclas sender ikke noe han ikke har sett. Det er hans 5 %. Det samme gjelder fakturaen. Hvorfor sending bør ligge bak en godkjenning, står i artikkelen om prompt injection: en e-post kan inneholde skjulte instrukser til boten som leser den.

Hva som skjer når e-posten er et kundespørsmål, og hvordan salgsboten følger opp tilbud, er tema i neste episode om Marie og CRM.

Rådet hans er å gi boten litt og litt av e-posten og skrivemåten din, begynne med småtingene du irriterer deg over, og beholde kontrollen over det som går ut. Vil dere sette opp noe lignende sammen med oss, har vi et kurs i Grok Bot for bedrifter.

Grok Bot er nytt, og funksjoner kan endre seg. Beskrivelsen av rutiner er kontrollert mot xAIs dokumentasjon 19. oktober 2026 og på nytt 30. oktober 2026. Videoen viser Niclas’ eget oppsett og egne erfaringer, ikke en fasit, og Nå AI er uavhengig. Forrige episode handlet om botene som tar seg av YouTube. Hele serien finner du i spillelisten «Reisen mot 95 % automatisering» på YouTube.

En god innboksbot starter med at du forklarer hvordan du selv jobber.

Se hele videoen på YouTube: Innboksen min styres av en AI-bot med Grok Bot.

Vanlige spørsmål

Kan Grok Bot sortere e-post i Outlook?

Ja, når Outlook er koblet til. Hos Nå AI kategoriserer boten Innboks e-posten etter faste kategorier, flytter nyhetsbrev og kvitteringer og gir saker videre til riktig bot. Det er et oppsett Niclas har laget selv, ikke en ferdig funksjon.

Sender Grok Bot e-post uten godkjenning?

Ikke som standard. Ifølge xAIs dokumentasjon lager botene utkast til utgående meldinger som må godkjennes, og e-post fra en rutine venter alltid som utkast. Niclas sender ingenting han ikke har sett.

Hvorfor bruke webhook i stedet for en rutine på tidsplan?

En tidsplan må kjøre ofte for å fange e-post raskt, og hver kjøring bruker av kvoten. Med webhook sier Outlook fra når e-posten kommer, så boten bare starter når det er noe å gjøre.