Marie: Slik holder en AI-bot styr på salg og CRM med Grok Bot

Kort svar: En salgsbot i Grok Bot kan ta imot kundehenvendelser, lage tilbudsutkast, minne om tilbud uten svar og holde CRM-systemet oppdatert. Hos Nå AI gjør boten Marie dette i Attio, mens Niclas sender alt som går til kunder selv. Den viktigste regelen: bare én bot får skrive i CRM-et.

En kunde spør om et kurs. Du sender et tilbud, glemmer å følge opp, og når kunden sier ja, skal avtalen inn i CRM-systemet, i kalenderen og videre til fakturering. Hvert steg er lite, men til sammen blir det mye å huske på.

Niclas har gitt den jobben til Marie, salgslederen hans i Grok Bot. Hun tar imot kundehenvendelser, lager tilbudsutkast og holder CRM-systemet Attio oppdatert, mens Niclas trykker Send selv.

I den femte videoen i serien «Reisen mot 95 % automatisering» viser han oppsettet på tavler med oppdiktede eksempler, siden han ikke kan vise ekte kunder.

Hvordan håndterer en salgsbot en ny kundehenvendelse?

Under Marie ligger to underboter Niclas har satt opp selv: Innboks, som sorterer Outlook og skriver svarutkast, og Kursadmin, som tar seg av kursene. Grok Bot lar en bot sende en oppgave til en annen bot (xAIs dokumentasjon). Hvordan Innboks fungerer, viste han i forrige episode.

Når en henvendelse kommer inn, skal Marie først forstå hva kunden spør om, og spør Niclas hvis hun er usikker. Så lager Innboks svaret i Niclas’ stil, og Marie oppretter en avtale i Attio.

Et eksempel fra videoen: Etter et digitalt møte der Niclas lovet et tilbud på et Copilot-kurs, ligger utkastet klart i Outlook og avtalen står i Attio. Når han sender, får avtalen status «Tilbud sendt».

Hva godkjenner Niclas selv?

Stegene der Niclas selv gjør noe, er få: ett ja når Marie er usikker, Send på e-posten, ja til kalenderinvitasjonen og Send på fakturaen. Botene kunne teknisk sendt alt selv, men han vil se det først. Hvorfor en slik godkjenning er lurt, står i artikkelen om prompt injection.

Marie er satt opp til å si fra når et tilbud har ligget 18 dager uten svar, og da skal et oppfølgingsutkast ligge klart i Outlook. Vil kunden forhandle, er det Niclas som vurderer det.

Når kunden sier ja, er flyten slik det er satt opp: Marie markerer avtalen som vunnet i Attio, fører kurset i en kurslogg og lager en foreløpig kalenderhendelse som viser Albert, økonomiboten, at kurset skal faktureres. Etter kurset er tanken at Kursadmin lager et utkast til takk-e-post og at Albert gjør ordren klar i Tripletex. Niclas er åpen om at ikke alt fungerer 100 % ennå.

Hvorfor bør bare én bot skrive i CRM-et?

Når en ny kunde tar kontakt, oppretter Marie kunden i Attio og henter organisasjonsnummer, adresse, antall ansatte og bransje fra Enhetsregisterets åpne data. Hun leser også kundens nettside og legger inn møtereferater fra Fireflies. E-post og kalender synker Attio selv (Attios hjelpesider).

I starten ble det rot fordi flere enn én skrev i Attio. Løsningen var en enkel regel: bare Marie får skrive der. Det er verdt å tenke gjennom for enhver bot: hva skal den få lov til, og hva ikke?

Hvilke tilganger trenger en salgsbot?

Slik det er satt opp hos Nå AI, fordeler tilgangene seg omtrent slik:

• Lese: e-post, kalender, møtereferater og kundens nettside, for å forstå hva saken gjelder.
• Skrive: bare i Attio, og bare Marie.
• Lage utkast, ikke sende: svar, tilbud, oppfølging og kalenderinvitasjoner venter på Niclas.
• Åpne data: organisasjonsnummer og firmadata fra Enhetsregisteret, som er gratis og åpent tilgjengelig.

Det er det samme prinsippet som i agentkortet for egne AI-agenter: les mye, skriv lite, og la mennesket sende.

Trenger en liten bedrift et stort CRM-system?

Attio er ikke det første kundesystemet i Nå AI. Først brukte vi HubSpot. Det fungerte, men det var laget for alle, med lisenser som vokste. Så bygde vi et eget CRM, Cue, i Claude Code på omtrent én dag: vanlige tekstfiler, én fil per kunde og organisasjonsnummeret fra Brønnøysund som nøkkel, slik at samme kunde ikke ble ført to ganger. Allerede da var det Marie som førte det.

I dag bruker vi Attio. Lærdommen fra Cue gjelder fortsatt: Terskelen for å lage et system som passer måten dere jobber på, er mye lavere enn før. Og uansett system blir det ryddigst når én tydelig ansvarlig fører det.

Hvor bør man begynne med en salgsbot?

Niclas’ råd er å bryte ned arbeidsdagen, finne de små oppgavene du helst slipper, og delegere dem én etter én. Mer om det står i Grok Bot forklart, og vil dere sette opp noe lignende sammen med oss, har vi et kurs i Grok Bot for bedrifter.

Grok Bot er nytt, og funksjoner kan endre seg. Beskrivelsen av Grok Bot, Attio og Enhetsregisteret er kontrollert mot de offisielle sidene 24. oktober 2026, og xAIs dokumentasjon på nytt 30. oktober 2026. Videoen viser Niclas’ eget oppsett, ikke en fasit, og «95 %» er et mål, ikke et målt resultat. Nå AI er uavhengig.

Hvordan teamet er organisert, står i første artikkel i serien. Hele serien ligger i spillelisten på YouTube.

En god salgsbot gjør det kjedelige, mens du beholder det som går ut.

Se hele videoen på YouTube: Salgslederen min er en AI-bot med Grok Bot.

Vanlige spørsmål

Kan en AI-bot holde CRM-systemet oppdatert?

Ja. Hos Nå AI oppretter salgsboten Marie kunder og avtaler i Attio, henter firmadata fra Enhetsregisteret og legger inn møtereferater. E-post og kalender synker Attio selv. Det viktigste grepet var at bare én bot får skrive i CRM-et.

Sender salgsboten tilbud til kunder selv?

Nei. Marie lager tilbudsutkast og oppfølgingsutkast, men Niclas trykker Send selv på e-post, kalenderinvitasjoner og fakturaer. Forhandlinger vurderer han også selv.

Hvordan følger en salgsbot opp tilbud som ikke er besvart?

Marie er satt opp til å si fra når et tilbud har ligget 18 dager uten svar, med et oppfølgingsutkast klart i Outlook. Tilbudet har kategorien «Venter svar» i Outlook og statusen «Tilbud sendt» i Attio.