Gir Microsoft Copilot dårlige svar på arbeidsspørsmål?

Copilot finner ikke den avtalen du vet ligger i SharePoint. Eller svaret bygger på en gammel versjon. Hvor begynner du?

Dårlige svar fra Microsoft 365 Copilot kan skyldes uklare spørsmål, manglende tilgang, gamle dokumenter eller at relevant informasjon ikke ble hentet frem. Start med én konkret oppgave og undersøk kildene i svaret. Å rydde dokumenter kan hjelpe, men løser ikke alle årsaker alene.

1. Pek på oppgaven og kilden

Et bredt spørsmål som «Hva gjelder for prosjektet?» gir AI-en mye å tolke. Gi heller navn på prosjektet, hva du trenger svar på og hvilket dokument den bør bruke.

Et fiktivt eksempel:

Bruk dokumentet «Prosjekt Nordlys – godkjent avtale». Oppsummer leveransen og fristene. Vis hvor i dokumentet hvert punkt står. Si fra hvis du ikke finner dokumentet eller svaret.

Jeg ville prøvd dette på ett dokument først. Da blir det lettere å se om problemet ligger i spørsmålet, kilden eller tilgangen.

2. Kontroller hva brukeren har tilgang til

Microsoft dokumenterer at Copilot bruker informasjon innenfor den innloggede brukerens tillatelser. Det får ikke automatisk tilgang til alt i bedriften.

Hvis du selv ikke kan åpne dokumentet, må riktig eier eller administrator avklare tilgangen. Hvis du kan åpne det, men Copilot ikke finner det, prøv en direkte henvisning og sjekk at du bruker riktig konto og riktig Copilot-funksjon.

Ikke gi bredere tilgang bare for å få et bedre svar. Tilgangen skal passe arbeidsoppgaven og bedriftens regler.

3. Gjør den gjeldende versjonen tydelig

Flere dokumenter med nesten samme navn gjør det vanskelig å vite hvilken versjon som gjelder. Gi den godkjente versjonen et tydelig navn, dato og ansvarlig eier. Skill arbeidsutkast fra gjeldende avtaler og rutiner, og ta vare på historikken.

Be deretter Copilot oppgi hvilket dokument og hvilken dato det brukte. En ryddig mappe er nyttig. Et svar med kontrollerbare kilder er enda lettere å stole på.

4. Skill søkebegrensning fra sikkerhet

Administratorer har verktøy for å begrense hvor SharePoint-innhold dukker opp i søk og Copilot. Ett av dem er Restricted Content Discovery, som gjelder på SharePoint-nettstedsnivå.

Det er ikke en generell knapp for å blokkere bestemte mapper. Funksjonen endrer heller ikke eksisterende tilgangsrettigheter og er derfor ikke en sikkerhetsgrense. Brukere som allerede har tilgang, kan fortsatt åpne innholdet direkte. Administrator må vurdere riktig tiltak, lisenskrav og konsekvensene for søk.

5. Gjenta oppgaven og sjekk svaret

Prøv det samme spørsmålet etter at dere har avklart kilden og tilgangen. Undersøk om svaret bruker riktig dokument, får med det vesentlige og viser hva det ikke fant.

Behold et lite sett med oppgaver dere kan teste igjen. Da ser dere om endringene hjelper, fremfor å bedømme Copilot ut fra ett tilfeldig svar.

I vårt Copilot-kurs for bedrifter øver dere på spørsmål, dokumentarbeid og kontroll av resultatet. Disse sju spørsmålene til ledelsen hjelper dere med rammene rundt bruken.

Start med én oppgave og én kjent kilde. Finn ut hva som gikk galt før dere endrer hele dokumentarkivet.